備えよう マイナンバー 廃棄を前提にマイナンバーを保管

マイナンバーの利用を始める前に、マイナンバーとマイナンバーの記載された書類の保管方法を考えておく必要があります。 これは、漏えいなどの問題の発生を防ぐためだけではなく、確実に廃棄する必要があるからです。(退職者の書類に要注意。)社員が退職し利用することがなくなったマイナンバーと、マイナンバーが記載された社会保険や税金の書類などは、法令の保管期間を過ぎたら速やかに廃棄・削除しなければならないことになっているのです。

 

雇用契約が継続しているときは、マイナンバーを継続して保管し続けることに問題はありませんが、問題なのは退職者の書類です。 多くの保存書類は、法令によって保管期間はバラバラです。法令は少なくとも「○年保管すること」としているため、その期間を超えて保管している分には、これまでは違法となることはありませんでした。しかし今後は、マイナンバーの記載された書類は保管期間を超えて保管することができなくなります。会社で提出書類の写しを残すときなどは、マイナンバー部分を読めなくしたうえで続けて保管することはできます。

 

いったん多くの書類の中にマイナン バーが紛れ込んでしまえば、後で抜き出すのは非常に困難になるため、廃棄や削除を前提とした保管体制を整えておくことが重要です。 なお、マイナンバーの廃棄・削除は、単におこなえばよいのではありません。たとえば、パソコンを処分するときなどにハードディスクのデータ削除ソフトを使って完全に削除するなど復元できないようにおこなわなければなりません。さらに、廃棄等の記録を保存する必要があります。

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